Voice Picking: un aliado en la mejora de productividad.

20/12/12 En la actualidad, los gerentes de distribución y cadena de suministro a nivel nacional se enfrentan a una extensa lista de desafíos comerciales, entre los que se cuentan: mejorar sus operaciones, reducir los costos y aumentar la producción de sus instalaciones. 

En una economía fluctuante, algunos experimentan los desafíos propios del crecimiento, mientras otros deben enfrentar ajustes económicos y todos –sin duda- buscan mejorar permanentemente sus capacidades de distribución, todo ello, en un ambiente de trabajo siempre competitivo, exigente y evolutivo.

Frente a tantos y tan imponentes retos, diferentes tecnologías surgen como aliadas estratégicas, imposibles de eludir, entre las cuales se cuentan las denominadas tecnologías activadas por voz, exitosamente implementada en las industrias del primer mundo por casi dos décadas. 

Lenta pero progresivamente, esta tecnología se abre camino en la industria logística nacional, aplicándose principalmente a los procedimientos de preparación de pedidos o picking, “área en la que tiene un impacto más directo, y por lo general, el rendimiento de la inversión es más inmediato y perceptible”, señaló Paula Saldanha, Gerente de Desarrollo de Negocios para Sudamérica de Vocollect, compañía de desarrollo de soluciones de captura de datos por voz, con presencia en más de 30 mercados a nivel mundial.

Concebida como una operación muy demandante, el picking es uno de los procesos del CD (Centro de Distribución) más propenso al error humano, debido a que generalmente es el punto en el que hay más interacción manual. La preparación de pedidos depende de que la gente vaya al lugar indicado, seleccione, cuente y verifique.

“Todas estas tareas están sujetas a error, si no se administran correctamente”, explicó Saldanha, destacando que “frente a esto la tecnología de voz es sumamente adecuada para garantizar un proceso de picking más eficiente; con un bajo margen de error; y más cómodo y seguro para el operador. Además, en nuestra experiencia sabemos que versus otras alternativas como la automatización de los CD, la inversión en tecnologías de voz es mucho menor y con un retorno de inversión más rápido”.

Ahora bien, ¿en qué consiste específicamente la tecnología de voz, aplicada al picking? Básicamente, implica el uso –por parte de los operarios- de auriculares y computadoras portátiles especialmente diseñadas, mediante las cuales se le ordena cumplir con las tareas de picking asignadas. “Es como tener a un partner que le habla al oído y que le indica la ubicación, características, código y número de productos que debe preparar”, explicó la ejecutiva de Vocollect.

Pero el sistema de voz no implica solamente escuchar órdenes a través de un auricular, es un sistema interactivo. El trabajador utiliza un micrófono conectado a los auriculares para responder al sistema de voz. Luego, el software de reconocimiento del sistema analiza las respuestas para determinar si el trabajo que están realizando es el correcto. El resultado es un sistema muy preciso y eficiente que posibilita la tarea de distribución, control de inventario y que audita la gestión del operario, entre otras características.

MERCADO OBJETIVO

En torno al target objetivo para este tipo de aplicaciones, Víctor Gil Galés, Director Área Industria y Distribución de Tecsidel, con instalaciones en Latinoamérica y Europa, señaló que “los sistemas de picking por voz (Voice Picking (VP)) aportan el mejor beneficio y retorno de inversión en operaciones repetitivas, intensas en personal y de poco valor añadido. La distribución de productos de gran consumo es uno de los sectores donde aporta mayores beneficios. De forma similar, en cualquier otro sector con operaciones de movimiento de materiales intensivas en mano de obra es potencialmente idónea para ser realizada, utilizando tecnología de voz”.

En la línea de lo señalado por Víctor Gil, Leonardo Navarrete, Gerente de Ventas para Chile y Perú de STG Chile, compañía con amplia trayectoria en el mercado de integración de tecnologías, especificó que “principalmente (las tecnologías de VP) encuentran una eficiente aplicación en la industria del retail y otros mayoristas, los cuales poseen amplios niveles de distribución, con un flujo de mercaderías que requieren altos niveles de picking. También tiene una exitosa aplicación en entornos de temperatura controlada o congelados, donde la operación debe ser rápida y muchas veces se dificulta por el uso de guantes si se usan terminales manuales”.

En torno a los costos, Gil destacó que “las implantaciones de sistemas de Voice Picking requieren una infraestructura reducida, con un coste y ROI óptimos”, afirmación compartida por Navarrete, quien señaló que “un ejemplo de ello es que podemos pasar sin problemas de un sistema de picking manual, en papel o por terminales de Radio Frecuencia, al VP, siendo importante, como un paso previo, analizar caso a caso porque la idea es que sea una proceso ‘win- win’, en el cual el cliente vea esta tecnología como un valor de desarrollo a mediano y largo plazo”, explicó.

Si bien la implementación de proyectos de VP no representa, según los expertos, una situación compleja, existen ciertas barreras importantes de sortear antes de su puesta en marcha. A este respecto, Alan Berstein, Director Técnico SDI/AISL, explicó que “esta tecnología no requiere entrenamiento de voz personalizado y se integra con éxito a WMS u otros sistemas. No obstante, los clientes deben hacer tareas previas a implementar soluciones tecnológicas como por ejemplo la distribución de las distintas áreas dentro de la bodega o centro de distribución, el ordenamiento de ellas, y varias otras mejoras pequeñas que hacen una gran diferencia entre el éxito o fracaso (de la aplicación). También es importante destacar que en la mayoría de los casos, Voice Picking no es una solución única. Debe ser complementado con otras tecnologías y software o simples cambios al entorno dentro de los centros de distribución o bodegas”.

Coincidentemente, Roberto Fuhr, Gerente General de Boreal Technologies señaló que “para la aplicación de esta y otras tecnologías siempre será necesario que previamente la operación del CD esté ordenada. Si tenemos un proceso desastroso y le aplicamos tecnologías, sólo estaremos sistematizando el caos”.

Por tanto, como paso previo al desarrollo de proyectos de VP (y otras soluciones tecnológicas), los ejecutivos de SDI/AISL y Boreal Technologies destacaron la importancia del levantamiento de procesos del cliente como un proceso clave “ya que sin ello no se sabría si se debe o no implementar la tecnología, dónde o cómo. Las empresas esperan que si algo se hace es por algún beneficio para lo cual no existen tecnologías mágicas sino soluciones bien pensadas y que tienen beneficios concretos”, enfatizó Berstein, Sobre este punto, en tanto, Fuhr, explicó que: “El uso de la tecnología de voz nos lleva a un proceso 100% dirigido por el sistema, el que nos indica absolutamente cada paso que damos. Este proceso dirigido nos asegura un alto grado de efectividad en el uso del método, por eso es importante que el método o proceso sea bueno, porque el sistema de voz justamente va a profundizar el uso del método”.

BENEFICIOS DE LA VOZ: EXPERIENCIA Y RESULTADOS

En torno a los beneficios que implica la puesta en marcha de tecnologías de VP, los expertos consultados, coincidieron en que estos se enmarcan en 4 aspectos generales:

• Reducción en los errores de picking, que se estiman entre el 80% y el 90%. “Dado el elevado coste de los errores, tanto por la pérdida de ingresos que pueden suponer, como por el deterioro de la imagen, los trabajos administrativos y sobrecostes de diversos tipos que generan, este factor es el que generalmente justifica, por si solo, la adopción de la tecnología de voz”, especificó el ejecutivo de Tecsidel.

• Mejora en la productividad, estimada entre un 10% y un 20% en las operaciones de picking. Esta mejora se debe, principalmente, a que los operarios disponen de manos y ojos libres para realizar sus operaciones con mayor facilidad. Adicionalmente, las instrucciones verbales tienen un efecto de impulso sobre la productividad de los operarios.

• Mayor seguridad, en el entorno de trabajo al no requerir desviar la atención sobre el entorno, para leer o realizar anotaciones sobre un papel o una pantalla.

• Mayor Control, ya que la tecnología de VP permite saber cada una de las fases del proceso de picking y de la gestión del operario.

Proyectados, estos 4 aspectos generan altas expectativas en aquellos que desean implementar la tecnología de VP, sin embargo, a partir de la experiencia ¿qué tan reales pueden ser estos indicadores?

Para Giancarlo Moreno Herrán, Director Nacional de TI de Holding Prisa, los indicadores son bastante acertados, teniendo en cuenta los resultados obtenidos a la fecha tras la implementación de tecnología de voz a los procesos de preparación de pedidos en el CD de Prilogic, una de las empresas del Holding. Cabe destacar que el proyecto de VP para dicho CD fue desarrollado por STG Chile y actualmente se encuentra operativa en un 25%, equivalente a su primera fase: Preparación. Posteriormente, explicó Moreno se pondrán en marcha las 3 fases restantes: Reposición de Bodegaje a Picking; Reposición Proveedor a Bodegaje y Control de Inventario.

No obstante, el ejecutivo relató que: “Aunque llevamos menos de un año operando con la tecnología de VP en éste CD hemos observado óptimos resultados, que esperamos se incrementen una vez que se implemente el 100% del proyecto”.

En esta línea, el ejecutivo de Prisa señaló que, a la fecha, las ventajas observadas en esta fase de operación tienen relación con el control de la gestión, ya que “nos ha permitido saber que mercaderías se están preparando, en que momento, quién lo hace y cómo lo hace. Para efectos de la productividad, esta situación es muy ventajosa, porque sabemos qué está haciendo cada persona en cada momento. Antes, sólo sabíamos que el proceso empezaba en un momento y terminaba en otro, pero el proceso intermedio nos era desconocido”, explicó.

Obtener esta información sensible para el proceso general- según Moreno- también les ha permitido suplir necesidades en torno al manejo de inventario. “Saber en que instante la ubicación que contienen producto va quedando vacía o con un quiebre de stock que implique un retraso en la operación logística son datos que hemos obtenido porque conocemos toda la gestión del operador, que tantos pedidos ha preparado, con que productos, cuantos ítem de productos ha preparado, etc., permitiéndonos mantener el inventario necesario para que su operación sea normal”.

Si bien es complejo analizar resultados generales, debido a que el proyecto no se encuentra 100% operativo, Moreno señaló que “en lo relacionado a la preparación de pedidos, la productividad ha aumentado en un 70% y la capacidad que tenemos para hacer las preparaciones ha aumentado en un 50%. Respecto de la efectividad o calidad de la preparación, esta alcanzó un 90%”.

Con relación al positivo impacto que la tecnología de VP tiene en la gestión de los operarios, es importante destacar la experiencia de la compañía norteamericana Sport Chalet Inc., operador líder de 47 tiendas de artículos deportivos que brinda servicios en California, Nevada, Arizona y Utah y ofrece más de 200 mil SKU de productos y servicios para el aficionado al deporte.

En torno a los resultados de la implementación de VP, Steve Belardi, Vicepresidente de Logística de Sport Chalet señaló que “el uso de voz funciona muy bien con nuestro sistema de administración de almacén (WMS) HighJump™”, desarrollado por SDI/AISL, compañía que también realizó la integración del WMS para VP, y “tuvo un impacto positivo sobre la fuerza laboral. A nuestros trabajadores les encanta el uso de voz; ya no se encuentran tan cansados al final del día porque el dispositivo se ajusta al cinturón, contrariamente a lo que sucedía con las pistolas de radio frecuencia que se cargaban sobre la muñeca o la mano. Por lo tanto hay menos fatiga en general y mucha más concentración, lo que ayuda tanto con la productividad como con la exactitud de las órdenes. Nuestros trabajadores están más entusiasmados con su trabajo. Todos creen que el uso de voz es fascinante”.

Desde su implementación en febrero de 2007; para Steve Belardi, los resultados se pueden resumir en tres beneficios clave para sus operaciones del centro de distribución: productividad, exactitud y espíritu de los trabajadores.

“La productividad aumentó en un 35% en las aplicaciones put-to-store y en un 15% en la selección de órdenes. Redujimos el tiempo de capacitación de un día a unas horas. Debido a que las terminales de voz se llevan sobre el cuerpo, los operadores no necesitan manejarlas. Las terminales de radio frecuencia a menudo debían enviarse a reparación, porque algunas veces a los trabajadores se les caían, lo cual generaba un tiempo de inactividad. La durabilidad del equipo de voz nos ayudó a reducir nuestros costos operativos”.

Teniendo en cuenta que las tecnologías de VP tienen una amplia presencia en mercados Internacionales, Paula Saldanha destacó el proyecto de voz desarrollado para la compañía norteamericana Pep Boys, cadena nacional de servicios y minorista de repuestos y accesorios para automotores en 36 de los 51 estados de ese país.

El proyecto de VP, desarrollado para dicha compañía perseguía, entre otros objetivos: aumentar la exactitud de los pedidos, mejorar la productividad, incrementar los niveles de seguridad durante la operación y reducir el tiempo de capacitación de los operarios.

Tras la implementación de la tecnología, Pep Boys inició una evaluación del proyecto, documento en el cual John Moreau, Gerente de Distribución de Pep Boys, destacó que: “El proceso de implementación fue impecable y nuestros operadores lo adoptaron de inmediato. La única interrupción de las operaciones se produjo cuando los encargados de selección de órdenes debieron grabar sus propias voces en una plantilla y asistir a una sesión de capacitación de una hora. Originalmente le pedimos a Vocollect que permaneciera en nuestras instalaciones durante cinco días, pero, según dijeron, no tomaría más de dos días, y tenían razón”.

Otro aspecto destacado por el ejecutivo, fue el resultado en retorno de la inversión total, que se concretó en los 6 meses posteriores a su puesta en marcha. “Al cabo de seis meses, el impacto de la tecnología en el rendimiento de Pep Boys fue sorprendente. La compañía comprobó aumentos en la productividad de sus trabajadores, donde el uso de voz superó el desempeño de los escáneres de RF en un 16% y en un 21% al de papel. La exactitud también aumentó en un 0.5%, lo cual además condujo a menores costos de devoluciones. En las secciones de selección en papel donde la compañía tenía la mayor oportunidad de mejorar, su exactitud aumentó de 98.68% a 99.46%”, destacó.

Sin duda, los casos expuestos son un claro reflejo de que el trabajo por comando de voz ha alcanzado su mejor momento, perfeccionado gracias a muchos años de investigación, desarrollo y uso práctico en los centros de distribución de todo el mundo, configurándose como sistemas sólidos, productivos y muy precisos, no sólo para las tareas de Picking, sino también para todas las áreas de distribución que convergen en un CD.

Fuente: http://revistalogistec.com/index.php/supply-chain-management/106-administracioninventarios/1092-voice-picking-un-aliado-en-la-mejora-de-productividad-al-interior-del-cd

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